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How do you optimize a purchasing process?

process can always be improved and that also applies to the purchasing processThere are always parts that can be accelerated or improvedThereforealways look critically at the process. The more you improvethe more time and money it saves and that means more profit. The more efficientthe better. 

Map the process 

Mapping out a purchasing process is recommendedThis way you can see step by step what can be improved. The process can be divided into 6 different steps, see below: 

  • Specify 

  • Selecting 

  • To contract 

  • To order 

  • To guard 

  • Aftercare 

In each phase or step it is important to look at how efficient the process is. After allit must run as smoothly as possibleso it is important to look for errors per phase so that they can be solved if necessaryWhen you look at the process with a helicopter view, you miss the details. That is why it is important to do this per phase. 

Organize the process efficiently 

We now know that we have to map out the entire process and see what can be improved for each phaseso that the process can be organized efficiently. But how do you organize a process efficientlyBy means of source to pay service it is possible to organize a process efficientlybecause source to pay provides 360 degrees insight into performance and expenditureThat way you can see exactly where there is still something to gainProcure to pay is also possible to improve efficiency, but the insight is only limited to analysis and the purchased goods. 

Making the purchasing process more efficient will also help reduce the TCO, an abbreviation for Total Cost of OwnershipThat is the total amount spent on purchasing and owning a product or service.